El rediseño como herramienta

rotatLas estructuras que conforman las bases de las organizaciones actuales, son fundamentales para la consecución y cumplimiento de los servicios que demanda una sociedad en constante crecimiento y con niveles de exigencia cada vez mayores. En México, gran parte de las Instituciones Públicas atienden diversos fines que sustentan su quehacer sustantivo:

El de salud, el de economía, el de trabajo, el de gobernar, el de turismo, el de hacienda entre otras secretarias y entidades de gobierno. En el caso de las empresas privadas, sus giros también son variados: El de comercio, el de alimentos, el de servicios financieros, el de construcción, el de consultoría entre otros muchos más.Como instituciones prestadoras de servicios, tienen la responsabilidad de brindar la mejor atención a la sociedad que acude a ellos y es fundamental en este sentido que exista una adecuada coordinación entre el capital humano que integra cada una de las áreas de estas instituciones.

Las funciones que tengan asignadas cada parte del personal,  deberán ser realizadas con la máxima eficiencia y eficacia posible, a efecto de brindar un servicio de primer nivel, de acuerdo a lo solicitado. En teoría sería lo ideal y lo óptimo; sin embargo muchas veces sucede lo contrario.

La experiencia obtenida en instituciones, nos permite señalar que en algunos casos, no se encuentran claramente definidas las responsabilidades asignadas al personal y esto redunda en que no se cumplan los objetivos establecidos. Esta situación se genera en diversos casos por la falta de Manuales de Organización que establezcan puntualmente las actividades a realizar y los responsables de llevarlas a cabo, cierto es que en el caso particular de la iniciativa privada en aras de llevar a cabo un proceso de simplificación administrativa, muchas veces omite esta tarea e implementa un proceso de sistematización de la información, capacitando a su personal, lo cual es destacable, sin embargo a veces también enfrentan problemas, al no tener documentos guía por escrito (Manual de Procedimientos). Es por ello que hoy en día, es fundamental contar  con  una  estructura   cimentada   en  Manuales de Organización y Procedimientos bien elaborados y actualizados, ello favorece en gran medida el cumplimiento de las metas de trabajo que se tengan contempladas.

Por otro lado, sabemos que las mismas organizaciones continuamente en el desarrollo de sus operaciones enfrentan situaciones imprevistas que propician que los servicios prestados no se ejecuten en ocasiones con la debida oportunidad, existiendo re trabajo por errores humanos, por trámites excesivos, por inadecuados canales de operación o de comunicación. En estos casos surge la reingeniería como herramienta necesaria para resolver estas situaciones. La reingeniería se presenta como un proceso por el cual una organización puede rediseñar su forma de operación para elevar al máximo las competencias esenciales. Este rediseño como estableciera Jeffrey N. Lowenthal (Maestro en administración de empresas por la Universidad de Michigan), provoca ganancias significativas más elevadas, mayor satisfacción al cliente, reducción de gastos, consolidación de actividades y aumento de la productividad. La reingeniería organizacional rediseña la forma en que el trabajo fluye por una organización lo que muchas veces lleva a cambios de infraestructura y sistema. La reingeniería supone reorganizar los flujos de trabajo, eliminar el desperdicio, los tiempos muertos y las tareas repetitivas.

Finalmente, como toda buena organización exitosa, la parte de evaluación es primordial a fin de garantizar que todos los servicios que se estén brindando día con día, sigan presentando un alto nivel calidad y para ello es imprescindible contar con un mecanismo de indicadores que permitan monitorear  y conocer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas trazados.

Así, podemos establecer que una organización exitosa debe contar necesariamente con un tablero de indicadores de gestión de vanguardia, es decir que permita medir el desempeño de las funciones, procesos, y grado de operación de las diferentes áreas que la integran, destacando elementos como: Rapidez en respuesta, cumplimiento, satisfacción del cliente, cobertura, efectividad, productividad, economía, entre otros muchos más factores que se pueden evaluar.

 

Fuente: http://www.iceaf.com.mx/servicios-administrativos/la-importancia-de-la-organizacion-reingenieria-y-evaluacion-de-las-instituciones/